FAXをまだ使っている店舗でも、AIで楽になることはありますか？

FAXを使い続けている事業所が、まず変えられることは何ですか？

結論、FAXそのものは残したまま、「受信した瞬間に読む人」をAIに変えることです。

理由は2つあります。1つ目は、取引先が一斉にFAXをやめてくれない以上、こちらだけメールやLINEに切り替えても受信業務はゼロにならないからです。2つ目は、AIが今いちばん得意なのが「紙に書かれた文字を読む」作業だからです。FAX受信原稿は、AIから見れば手書き帳簿と同じ画像入力です。

具体的には、受信したFAX原稿をPDFで自動保存する複合機やインターネットFAXサービスに置き換え、保存されたPDFをAI（ChatGPT・Claude・Geminiのどれでも可）に投げると、注文内容・取引先名・日付・数量を一覧化してくれます。あとはスプレッドシートに貼るだけです。

FAXを残したままAIを乗せるとき、つまずく原因は？

1つ目は「FAX機をいきなり捨てる」と決めてしまうこと。これをやると、取引先からの依頼が止まる事故が起きます。2026年5月時点でも、長野県内の建設・農協・運送の主要取引先はFAXが現役です。

2つ目は「全部AIに任せる」と思い込むこと。AIは読み取りと整理は強いですが、最終確認は人がした方が安心です。月末の請求や納品書のようにミスが致命傷になるものは、AI出力を人が30秒目視するルールを必ず入れてください。

3つ目は「複合機の機能を知らない」こと。実は、2020年以降に売られている業務用複合機の多くは「受信FAXを自動でメール添付PDFに転送する」設定が標準で入っています。設定さえ入れれば、それだけで紙の出力もインク代もゼロにできます。

FAXを残したままAIで楽になる、具体的な手順は？

1. 手順1

   自社の複合機メーカーに「FAX受信をPDFでメール添付に転送する設定」が可能か問い合わせる

2. 手順2

   可能ならその場でメール転送を有効化、不可なら「インターネットFAXサービス」を月2,000円程度で契約する

3. 手順3

   受信したPDFをChatGPT・Claude・Geminiのいずれかに送り、表形式で内容を抜き出させる

4. 手順4

   抜き出した内容をスプレッドシートに貼り、毎日朝に1回だけ目視確認する

5. 手順5

   月末に「先月のFAX注文を集計して」とAIに頼み、紙台帳と突き合わせて差分があれば人が確認する

よくある質問

Q. FAX機を完全に捨てなくていいんですか？

2026年5月時点では、無理に捨てなくていいです。長野県内の取引先がFAX前提の業界（建設・農協・運送・士業）であれば、受信側だけPDF化してAIに任せる方が摩擦が少なく済みます。送信側は紙原稿+FAXのままでも問題ありません。

Q. AIに送るPDFに個人情報が入っていたら大丈夫ですか？

ChatGPT・Claudeともに、有料プラン（ChatGPT Plus・Claude Pro）であれば学習データに使われない設定があります。法人の機微情報を扱う場合は、ChatGPT TeamやClaude for Workなどの法人向けプランを契約してください。月20ドルから始められます。

Q. 高齢の社員が「AIを使え」と言われても困ります。何から始めればいいですか？

受信FAXのPDF転送設定だけは、こちらで代行する形が一番楽です。社員はこれまで通り受信箱を見るだけで仕事が回ります。AIは経営者か一番若い社員が回す形に分業すれば、現場の摩擦はゼロにできます。